Электронный документооборот значительно экономит время предпринимателя и его сотрудников. Однако ЭДО в программе Медок — это не только обмен документацией. Основной принцип модуля «Электронный документооборот» — обеспечить пользователям комфортную работу. Поэтому разработчики дополнили его такими полезными функциями, как: Единый справочник контрагентов (ЕСК), автоматическая обработка документов и их архивирование. Для автоматизации работы с документами вы можете купить Медок в Киеве в компании ukrzvit.ua. Далее расскажем о преимуществах и некоторых функциональных особенностях модуля.
Преимущества ЭДО в работе с контрагентами
Преимуществами использования электронного документооборота являются:
- экономия времени и средств за счет уменьшения затрат на печать документов и их доставку через почту или курьером;
- безопасность использования, так как при работе в электронном архиве есть возможность ограничить доступ к документам, а при визировании электронной подписью третьи лица не смогут их расшифровать;
- быстрый поиск документов и возможность работы с ними одновременно нескольким пользователям.
Также существует несколько хитростей, которые избавят от ежедневной рутины.
Справочник контрагентов
При отправке первичных документов контрагенту указываются реквизиты компании, куда вы направляете бумаги. Всегда есть риск указать неверный ИНН или данные контрагента. Программа позволяет избежать этого за счет автоматической подгрузки реквизитов на основе данных единого справочника.
Если вы заполните их вручную, то при проверке документов система сравнит указанные вами данные с теми, что размещены в ЕСК, и предложит изменить при наличии расхождений.
Автоматическая обработка документов
Эта функция необходима для облегчения работы с большим количеством документов. В программе реализована такая функция. Она позволяет в автоматическом режиме отправить документы из выбранной папки на регистрацию и загрузить их с квитанциями согласование контрагенту, осуществлять сверку с Единым реестром налоговых накладных.
Автоматическую обработку можно настроить в разделе «Первичные документы», также в журнале, где отображаются все события, которые осуществляет модуль.Например, вы можете установить интервал запуска обработки: от 1 минуты до 4 часов. Этот параметр зависит от количества обрабатываемых документов. Также вы можете настроить автоматическую сверку данных по контрагентам из ЕСК. При наличии расхождений система самостоятельно исправит реквизиты.
Архивирование первичных документов
Когда в Реестре первичных документов накапливается большое количество бумаг, это усложняет поиск необходимых накладных, счетов-фактур и договоров даже через фильтр. Поэтому в модуле встроена функция архивирования. Перемещенные документы уже не будут отображаться в общем списке, что является залогом быстрой работы в программе Медок. Это особенно актуально для больших компаний.
Большинство компаний уже подключены к системе ЭДО, оценили его возможности и могут принимать от вас документы. Это законно, безопасно и удобно.
